時間管理基本信息介紹

時間管理解釋

時間管理是什么意思詞義解釋來源：教育Wiki編版

1：「時間管理」是指有效利用時間的一些原理原則或技術。教育行政人員如能善用這些原理原則或技術將可在較短的時間內做出較多的事而且做得更有效果。
　　現代人生活忙碌能否善用時間往往是一個人一生成就的關鍵。就教育行政人員而言更要做好時間管理的工作。這是因為教育行政人員肩負領導教學、服務教學的責任如果他們能夠做好時間管理必能忙中取靜、行事有條不紊進而提高辦學績效達成教育目標。
　　由于時間管理的重要性也由于這一方面研究結果的日益增多時間管理已經成為教育行政的一個重要研究領域。茲綜合歸納研究結果提出下列十五個時間管理的原則：
　　1.整理好辦公桌：必須經常整理報紙、雜志、書籍、留言單、自黏便條、公文以及其他各式各樣的紙張文件。該丟則丟；該轉送他人則轉送他人；該歸檔則歸檔。否則坐在辦公桌上每天對著成堆的書籍和文件不是無法立即找到所需要的資料就是不容易分辨各項事務的輕重緩急以至猶豫不決在瑣事上浪費了寶貴的時光和精力。
　　2.活用檔案：檔案可以協助建立系統化的資訊幫助分類、整理、吸收與運用大批的書籍和資料對時間管理有很大的助益。因此我們不僅在工作上要使用檔案管理更要在私人生活上借重檔案的功能。例如證件、收據、信函、名片、剪報、讀書筆記等均應分類歸檔以減少日后檢索的時間。
　　3.善用大事表和日歷：「大事表」可以紀錄所有未完成工作與進行中計劃的清單。「日歷」則可以紀錄每日會議和約會時間、重點工作、書信電話聯絡對象以及零星待辦事宜等。不論是大事表和日歷都可以提醒我們及時完成工作任務不致錯漏任何一件事。當然為了區別經辦事務的重要性我們可以使用不同的符號或色筆加以注明。其次在完成大事表中的一項工作時不妨享受把它從表中畫掉的樂趣。不要只在旁邊打個「×」拿一枝筆紅從頭畫到尾當更有成就感。
　　4.建立工作的優先順序：每日應將待辦工作列出優先處理的順序以便急其所急緩其所緩。在各種待辦工作當中緊急事件應當最優先予以處理但不可因優先處理緊急事件而延誤了重要事件。其次重要事件應優先于不重要事件。只有等到緊急事件和重要事件都依序處理完畢時再按部就班處理不重要事件。
　　5.集中處理瑣事和例行公事：在教育行政工作上通常瑣事和例行公事會紛至沓來在不知不覺之中一天就已過去結果重要的工作卻仍絲毫未動。為了避免浪費光陰教育行政人員可以在處理重要工作的空檔中撥出一段時間來集中處理這些瑣事和例行公事。這樣不但可以省時而且又可以在一段時間內一次完成許多工作何樂而不為呢？
　　6.善用時間紀錄表格：為確保教育行政人員的大部分時間運用于重要的工作可借助下列兩項表格：「使用時間紀錄表」和「使用時間分析表」。使用時間紀錄表可用于詳細紀錄某一段時間（如一日或一周）內行政人員所實際進行的每一項工作及其使用時間。使用時間分析表則可整理比較在某一項工作上所計劃使用時間和實際使用時間的差距。比較結果自然可以做為檢討改進的依據務期使行政人員的有限時間作最有效的運用。
　　7.今日事今日畢：既然定好了每日行事歷就應該如期完成絕不做「拖拉機」。如果我們不能如期完成則事情會愈積愈多進而工作壓力跟著加大而生產力和創造力卻跟著日漸枯竭。如此一來被拖延的工作很可能不是草率了事就是永遠無法完成。
　　8.充分授權和分層負責：授權不但可以使行政人員減少工作負擔而且也可以培養部屬的歷練和工作能力所以對組織十分有利值得行政人員加以采行。行政人員不但應該避免獨裁獨斷而且應當切記「授權是擴大權力基礎的良方」、「權力像滾雪球一樣會愈滾愈大」。
　　9.掌握每日的高峰期：選擇一天當中身心狀況最佳、能力最強的時刻來處理最具困難度和重要性的工作是最符合善用時間的觀念。對于少數人士而言一天之中工作效率最高的時刻是在午后或黃昏；但是對于大多數的人而言其每日的高峰期系在清晨或上午。高峰期在什么時候并不重要重要的是必須先確實了解自己的高峰期然后把一天之中最有價值的時刻花在刀口上必能事半功倍。
　　10.減少開會的次數和長度：不必要、準備不周、冗長的會議既浪費時間又影響工作情緒所以能免則免。在決定會議之前應先行考慮能否以其他方式替代例如非正式的談話、函件和電話聯系等。如果不行也可以考慮由別人代替出席的可能性。再不行則務必在開會之前事先知悉開會的目的和議題并做充分的準備。在開會時議程宜簡潔流暢并有明確的結果或決議。開會結束后應確實執行決議并加以追蹤考核。
　　11.善用進餐時間：在進餐的同時如果能與上司洽談公務與同事共同規劃合作事項與部屬策勵未來或是與社會人士交際往來都可發揮「一個時間二個效果」的功用。現代工商社會所流行的 「早餐會報」、「商業午餐」、「晚餐會議」等都是為節省時間所創造出來的產物。
　　12.改變閱讀方式：為吸取新知或處理相關業務教育行政人員常需閱讀成堆的報章雜志、期刊和學校內部報告。在收到這些資訊時行政人員可先行迅速瀏覽一遍然后圈選或剪下有待細讀的資料。對于需要馬上細讀的資料可以立即處理；對于不需要馬上細讀的資料可以集中在下列時間一齊閱讀：忙碌工作后的小憩時間、下班后在家休息時間、其他不便從事工作的時間如旅行、通車、候機等。
　　13.避免尖峰時刻：如果能夠彈性上下班不妨選擇交通不擁擠的時候出門。雖然有時必須早起趕上班但是卻可以提早下班避開上下班的交通尖峰期。同樣的用餐時間、購物時間、到銀行辦事時間等皆應盡量避免尖峰時刻以減少排隊時間的浪費。
　　14.外出洽公保持密切聯系：教育行政人員如果必須長時間外出洽公為避免堆積公事可以在出差時利用快捷郵件、電話、傳真機、電腦連線等以處理例行事務或通知部屬做必要的決定。
　　15.養成思考習慣：教育行政人員在繁忙中很容易因迷失自己而肇致忙雖忙卻忙得沒有頭緒、沒有意義或沒有價值。因此行政人員最好每天留有一段時間冷靜檢討一天事務的利弊得失并為明天的工作事項做一個周延的思考和策畫。所謂 「定、靜、安、慮、得」便是這個道理。